Zasady udzielania oraz sposób pomiaru oraz metody oceny jakości i efektywności doradztwa świadczonego w Biurze LGD „Partnerstwo dla Krajny i Pałuk” (procedura wewnętrzna)

• A. Zasady ogólne świadczenia doradztwa:
  1. Niniejsze procedury określają sposób oceny jakości doradztwa świadczonego w Biurze LGD „Partnerstwo dla Krajny i Pałuk”, w tym przede wszystkim określają sposoby pomiaru jakości udzielanego doradztwa oraz opisują metody oceny efektywności świadczonego doradztwa.
  
• 2. Doradztwo prowadzone jest w Biurze Lokalnej Grupy Działania w godzinach jego pracy oraz w szczególnych przypadkach poza biurem.
  
• 3. Doradztwo jest świadczone bezpłatnie.
  
• 4. Usługi doradcze co do zasady, świadczą pracownicy Biura LGD na stanowiskach:
  - główny specjalista ds. przedsiębiorczości i projektów infrastrukturalnych,
  - główny specjalista ds. projektów grantowych,
  - specjalista ds. animacji i współpracy,
  zgodnie z zakresem obowiązków określonym w Regulaminie Biura Stowarzyszenia na danym stanowisku pracy. W szczególnych przypadkach (doradztwo specjalistyczne) Zarząd Stowarzyszenia może podjąć decyzję o zleceniu tych usług również ekspertom zewnętrznym.
  
• 5. Doradztwo prowadzone przez pracowników biura LGD obejmuje 2 kategorie usług:

• I. Usługi informacyjne – o charakterze ogólnym, obejmujące udzielanie informacji nt.
  - ogólnych założeń LSR – kreowanie pomysłów na projekty w ramach LSR,
  - doboru właściwego programu jako źródła finansowania planowanego przedsięwzięcia innego niż LSR (dot. beneficjentów nie kwalifikujących się do wsparcia w ramach LSR),
  - z zakresu prawa, marketingu, finansów, podatków, itp.
  - innych aspektów funkcjonowania podmiotów, nie związanych bezpośrednio z wdrażaniem LSR.
  

• II. Usługi konsultacyjne – obejmujące obsługę wnioskodawców i beneficjentów naborów ogłaszanych w ramach LSR Stowarzyszenia „Partnerstwo dla Krajny i Pałuk”. Do usług konsultacyjnych zalicza się:
  a) usługi z zakresu zasad wypełniania wniosku o przyznanie pomocy (w tym ocena kwalifikowalności w aspekcie LSR);
  b) konsultację i weryfikację uzupełnień do wniosku o przyznanie pomocy;
  c) usługi z zakresu zasad wypełniania wniosku o płatność;
  d) konsultację i weryfikację uzupełnień do wniosku o płatność.
• 
  6. Doradztwo prowadzone przez pracowników Biura LGD ma charakter indywidualny, jednakże może mieć także charakter grupowy (spotkania informacyjno-konsultacyjne).
• 
  7. Doradztwo może być świadczone poprzez kontakt osobisty lub telefoniczny, a także mailowo.
• 
  8. Doradca po wykonanej usłudze doradczej wypełnia Formularz wykonania usługi doradczej, a następnie wprowadza najistotniejsze dane do ewidencji usług doradczych. Na formularzu wykonania usługi doradczej doradca umieszcza numer pozycji z ewidencji usług doradczych. Wzór formularza wykonania usługi doradczej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
• 
  9. Ewidencja usług doradczych prowadzona jest wspólnie dla wszystkich pracowników Biura LGD w postaci elektronicznej w pliku umieszczonym „w chmurze”, do którego dostęp mają doradcy. Wzór ewidencji usług doradczych określa załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

B. Sposób pomiaru jakości udzielonego doradztwa:
1. Osoba korzystająca z doradztwa w Biurze LGD wypełnia anonimowo ankietę oceniającą jakość doradztwa świadczonego przez LGD, a po wypełnieniu umieszcza ją w przygotowanej w tym celu skrzynki (urny). Wzór ankiety określa załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

2. W przypadku osób korzystających z doradztwa telefonicznego bądź mailowego, osoby te zostaną poproszone o wypełnienie ankiety w formie elektronicznej umieszczonej pod wskazanym adresem internetowym (wywiad typu CAWI). Formularz ankietowy do wywiadu typu CAWI oparty jest na wzorze ankiety oceniającą jakość doradztwa świadczonego przez LGD (załącznik nr 3 do niniejszej procedury).

C. Opis metody oceny jakości i efektywności świadczonego doradztwa:
1. Ocena efektywności doradztwa dotyczy przede wszystkim usług o charakterze konsultacyjnym, tj. dotyczących bezpośrednio wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju i obsługi potencjalnych wnioskodawców.

2. Przez efektywność doradztwa rozumiemy stosunek liczby udzielonych porad w stosunku do liczby spraw zakończonych pozytywnie tj.:
a) w przypadku wniosków o przyznanie pomocy – liczby porad z zakresu II.1 oraz II.2 do liczby operacji wybranych i podpisanych umów mając na uwadze jedynie Wnioski złożone w odpowiedzi na ogłoszone przez LGD konkursy. Badanie efektywności ww. zakresie następuje:
- w odniesieniu do wniosków składanych przez podmioty inne niż LGD – po zakończeniu weryfikacji wniosków z danego naboru przez Samorząd Województwa, a tym samym po podpisaniu wszystkich umów w ramach danego naboru LGD;
- w odniesieniu do grantobiorców – po zakończeniu weryfikacji grantów z danego naboru przez LGD, a tym samym po podpisaniu wszystkich umów w ramach danego naboru LGD;
b) w przypadku doradztwa z zakresu rozliczania projektów liczby porad z zakresu II.3 oraz II.4 do liczby zleceń płatności / dokonanych refundacji.
Min. efektywność świadczonego doradztwa zakłada się na poziomie min. 60%.

3. Przynajmniej raz do roku Zarząd Stowarzyszenia dokonuje oceny jakości i efektywności świadczonego doradztwa m.in. na podstawie analizy ankiet oraz wyników badania CAWI a także na podstawie danych wynikających z ewidencji usług doradczych, listy operacji wybranych oraz raportów z systemu OFSA (lub podobnych).

4. Po dokonaniu oceny Zarząd Stowarzyszenia omawia zespołowo oraz indywidualnie z poszczególnymi pracownikami wyniki tej oceny.

5. W przypadku uwag do jakości i/lub efektywności świadczonego doradztwa (w tym osiągnięcie efektywność poniżej 60%) Zarząd Stowarzyszenia może podjąć decyzję m.in. o skierowaniu pracownika na dodatkowe szkolenia lub inne formy uzupełnienia wiedzy czy umiejętności mające na celu podniesienie jakości lub efektywności świadczonego doradztwa lub też w stosownych przypadkach wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje wynikające z Regulaminu pracy Biura LGD i umów o pracę.

Nakło nad Notecią, 28.12.2016 r.